Создание смарт-процесса для внутреннего согласования документации

Цель:
разработка процесса, который упрощает и автоматизирует согласование внутренней документации с полной отчетностью по всем действиям.

Для эффективного согласования документации был создан смарт-процесс, включающий две ветки согласования: последовательную и параллельную.

Последовательное согласование

Настройка процесса: процесс начинается с добавления сотрудников в поле "Согласующий" в нужной очередности. Документы загружаются в поле "Документ на согласование".

Уведомления: бизнес-процесс отправляет уведомления согласующим по очереди с гиперссылкой на документ.

Этап согласования:

Успешное согласование. Если сотрудник согласует документ, процесс передается следующему согласующему.
Отказ в согласовании. При отказе процесс останавливается, и запускается блок "Отказ по согласованию", где сотрудник указывает причину отказа и может добавить исправленный файл.

Результат согласования:

Успешное согласование. Карточка смарт-процесса переходит на успешную стадию.
Отрицательное согласование. Карточка переходит на стадию "Исправления/Не согласовано". Ответственному назначается задача внести исправления и отправить на повторное согласование. После третьего отказа карточка переходит на стадию "Полный отказ".

Параллельное согласование

Настройка процесса: в поле "Согласующий" добавляются все сотрудники, участвующие в согласовании.

Уведомления с гиперссылкой отправляются всем согласующим одновременно.

Этап согласования:

Успешное согласование. Данные фиксируются, и процесс продолжается.
Отказ в согласовании. После завершения согласования всеми сотрудниками запускается блок "Отказ по согласованию", где указываются причины отказа и возможные исправления.

Результат согласования:

Успешное согласование. Карточка смарт-процесса переходит на успешную стадию.
Отрицательное согласование. Карточка переходит на стадию "Исправления/Не согласовано". Ответственному назначается задача внести исправления и отправить на повторное согласование. После третьего отказа карточка переходит на стадию "Полный отказ".

Отчетность

Исправленные документы и логи согласования фиксируются в универсальном списке, который содержит:

Название документа.
Ссылку на карточку согласования.
Ссылку на профиль согласующего.
Статус согласования.
Ссылку на файл согласования.
Предыдущие версии файлов.
Дату и время согласования.
Тип согласования (последовательный/параллельный).
Комментарии согласования.

Каждая карточка смарт-процесса содержит логи, которые можно просмотреть в универсальном списке.

Какие были сложности?

Основная сложность заключалась в обработке отказов, так как для каждого согласующего требовалось прописывать отдельный блок отказа. Это было решено путем создания универсального блока, который обрабатывает отказы и фиксирует причины, что значительно упростило процесс и повысило его эффективность.

Какой результат?

Внедрение смарт-процесса для внутреннего согласования документации значительно упростило и автоматизировало рабочие процессы компании. Благодаря четкой структуре и возможности отслеживания всех этапов согласования, сотрудники могут более эффективно взаимодействовать и принимать решения. Полная отчетность и фиксация всех действий в универсальном списке обеспечивают прозрачность и контроль над процессом.

Все кейсы