Цифровое рабочее место HR в Битрикс24
#Битрикс24
Создать в Битрикс24 единое цифровое рабочее место для HR-специалиста
Задача
Автоматизировать и систематизировать end-to-end процессы в отделе HR: от подачи заявки на подбор до полной адаптации нового сотрудника в компании. Существующие процессы были разрозненны, что приводило к потере информации, рутинной ручной работе и сложностям в контроле на каждом этапе.
Проделанная работа
Мы реализовали комплексное решение, интегрирующее несколько модулей Битрикс24 в единую HR-экосистему.
1
Сквозная автоматизация найма и адаптации
- Созданы и настроены воронки CRM: «Воронка найма» и «План адаптации»;
- Стадии воронок точно соответствуют карте бизнес-процессов заказчика, что обеспечивает наглядность и контроль на каждом шаге;
- Настроен автоматический перенос данных: карточка успешного соискателя из воронки найма автоматически копируется в воронку сотрудников, запуская процесс адаптации.
2
Оптимизация процесса собеседований
- Внедрен и настроен модуль «Онлайн-запись»;
- Созданы профили 7 специалистов, проводящих собеседования;
- Процесс записи кандидатов интегрирован в общую схему воронок, что исключает накладки и пропуски встреч.
3
Интеллектуальные карточки и единая база данных
- Карточки кандидатов и сотрудников были доработаны под нужды HR: добавлены уникальные пользовательские поля (итоги собеседования, дата трудоустройства и др.), настроен удобный интерфейс для создания и просмотра карточек;
- Расширены карточки контактов, что позволило хранить всю историю взаимодействия и ключевую HR-информацию в одном месте.
4
Бизнес-автоматизация и роботизация рутины
- Автоматизация заявки на поиск: Реализован бизнес-процесс, который запускается через ленту новостей. Как только нужное количество кандидатов переводится на стадию адаптации, заявка автоматически закрывается;
- Автосборка новых сотрудников: Настроен уникальный процесс, который отслеживает каждое пятое попадание на стадию «2-3 месяц испытательного срока» и автоматически ставит задачу HR-менеджеру организовать общее собрание для новичков;
- Автоматизация адаптации: На стадии «1 рабочий день» робот автоматически отправляет новому сотруднику ссылку на папку с обучающими материалами (видео, памятки) через внутренний мессенджер Битрикс24. Для этого была создана роль «Новый сотрудник».
Результат
➤
Прозрачность: Все этапы найма и адаптации отображаются на канбан-досках. Руководство в реальном времени видит статус каждой заявки и кандидата;
➤
Скорость: Сокращено время на закрытие вакансий за счет автоматизации переноса данных и коммуникаций;
➤
Эффективность HR: Устранена рутинная работа: рассылка материалов, копирование данных, отслеживание количества заявок. Специалисты могут сконцентрироваться на качественных задачах;
➤
Комфорт для новичков: Новые сотрудники получают всю необходимую информацию своевременно и в структурированном виде, что улучшает их опыт и ускоряет вхождение в должность;
➤
Масштабируемость: Процессы легко адаптируются под рост компании и изменение требований. Ссылки на обучающие материалы ведут на папки, что позволяет обновлять контент без изменения настроек.
Проект был успешно завершен, проведено обучение HR-менеджера, и система полностью готова к работе.