Автоматизация полевых работ и документооборота в Битрикс24 для ландшафтной компании
#Битрикс24
Создали целостную автоматизированную экосистему на базе Битрикс24
О проекте
Компания занимается ландшафтным дизайном и обслуживанием участков. Основной производственный процесс происходит «в полях», где работают бригады садовников и водителей. Чаще всего там отсутствует интернет.
Ключевая задача — создать максимально простой механизм, который позволит бригадирам, работающим без стабильного интернета, фиксировать факт работ, а системе — автоматически формировать акт, отправлять его клиенту в WhatsApp, получать подтверждение и выставлять счет без участия офисного менеджера.
Ключевая задача — создать максимально простой механизм, который позволит бригадирам, работающим без стабильного интернета, фиксировать факт работ, а системе — автоматически формировать акт, отправлять его клиенту в WhatsApp, получать подтверждение и выставлять счет без участия офисного менеджера.
Основные боли
- Зависимость от человека. Процесс сильно завязан на человеческом факторе, руководитель тратит непропорционально много времени на администрирование простых операций (сверка часов, квадратуры покоса и т.п.).
- Полевая специфика. Нет интернета на 30–50% объектов; низкая цифровая грамотность рабочего персонала ; неучтенные доп.работы вызывают финансовые потери.
- Коммуникация с клиентами. Между выполнением работы и выставлением счета проходит слишком много времени. Клиенты «остывают», забывают согласовать акт или оплатить счет, что растягивает цикл сделки.
- Предыдущий провал. Ранее компания пыталась внедрить коробочную версию Битрикс24 и сторонние мобильные приложения, но решения не прижились из-за сложности интерфейсов, проблем с синхронизацией без интернета и необходимости постоянных доработок.
Проделанная работа
Разработали простой, но рабочий механизм на базе Telegram-бота, интегрированного с Битрикс24, с поддержкой оффлайн-режима и минималистичным интерфейсом.
1
Рассылка заданий
Утром бот отправляет бригадирам задание из Битрикс24 в Telegram в простом формате (список работ с чекбоксами или счетчиками, например, "Покос 100 кв.м. — 5/5").
Утром бот отправляет бригадирам задание из Битрикс24 в Telegram в простом формате (список работ с чекбоксами или счетчиками, например, "Покос 100 кв.м. — 5/5").
2
Оффлайн-редактирование
Бригадиры правят задание на телефоне (отмечают выполненное, добавляют допработы как новые строки, корректируют объемы/часы, прикрепляют фото). Изменения сохраняются локально.
Бригадиры правят задание на телефоне (отмечают выполненное, добавляют допработы как новые строки, корректируют объемы/часы, прикрепляют фото). Изменения сохраняются локально.
3
Автосинхронизация
При появлении интернета бот обновляет данные в Битрикс24:
При появлении интернета бот обновляет данные в Битрикс24:
- Что стало 0 — считается выполненным.
- Новые строки — добавляются как допработы/товары.
- Реальные часы/объемы подгружаются автоматически.
4
Автоматизация в Битрикс24
Бизнес-процессы сверяют с коммерческим предложением, формируют акт выполненных работ, отправляют клиенту в WhatsApp для подтверждения, выставляют счет.
Бизнес-процессы сверяют с коммерческим предложением, формируют акт выполненных работ, отправляют клиенту в WhatsApp для подтверждения, выставляют счет.
Результат
Была создана целостная автоматизированная экосистема на базе Битрикс24, которая:
➤
Устранила "узкое горлышко" в лице руководителя, освободив его время для стратегических задач.
➤
Дали полевому персоналу простой и надежный цифровой инструмент, работающий в условиях реального мира (без интернета, с простым интерфейсом).
➤
Связала в единый автоматический конвейер ключевые процессы: постановка задачи -> фиксация результата -> сверка -> документооборот -> согласование с клиентом.
➤
Позволила компании зарабатывать больше за счет полного учета работ и получать деньги быстрее за счет ускоренного документооборота.